PENENTUAN PROSES KOMBINASI
Disusun Oleh :
Riska Eka Cahyanti 59214490
KELAS : 2DF02
Dosen : Tantyo Setyowati
UNIVERSITAS GUNADARMA
ATA 2015/2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa. Atasberkat,rahmat
dan hidayah-Nya maka penulis dapat menyelesaikan karya tulis yang berjudul “Penentuan Proses Komposisi” ini
hingga selesai.
Tujuandaripembuatanmakalahiniyaituuntuk memenuhi tugas softskill sekaligus menambah ilmu
pengetahuan dengan mengetahui sedikit
banyaknya tentang materi
mengenai bagaimana penentuan proses komposisi dalam perencanaan pesan bisnis pada
komunikasi bisnis.
Dan tidak lupa juga sayamengucapkan banyak – banyak terimakasih kepada orang
tuasaya yang telah memberikan dananya untuk membantu pembuatan makalah ini,
kepada teman-teman sekalian yang telah memberikan banyak masukkan, saran dan
kritikan tentang makalah ini, dan khususnya pada semua pihak yang mungkin tidak
bisa saya sebutkan satu-persatu yang telah membantu saya dalam menyelesaikan makalah
ini hingga selesai.
Dengan selesainya makalah ini sayaberharap supayamakalah ini dapat bermanfaat
bagi para pembaca sekaliandidalam kehidupan sehari-hari mengenai masalah yang saya
bahas.
Bekasi,Maret 2016
Penulis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar i
DaftarIsi ii
BAB I PENDAHULUAN
1.2 Rumusan Masalah 1
1.3 Batasan Masalah 1
1.4 Tujuan Penulisan 1
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pemahaman
Proses Komposisi 2
2.2 Penentuan Tujuan
3
2.3 Tujuan Komunikasi Bisnis 4
2.4 Cara Menguji Tujuan 5
2.5 Analisia Audiens 6
2.6 Pembatasan Cakupan 7
2.7 Seleksi Saluran dan Media 7
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan 9
DAFTAR PUSTAKA 10
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Perencanaan
pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu
sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran ;
pengorganisasian ide, membuat draf, merangkai kata, kalimat atau paragraph, dan
merevisi.
Perencanaan
pesan-pesan bisnis merupakan sutau langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu oragnisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Dalam hal ini, baik akan mempermudah pencapaiaan
tujuan komunikasi. Pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perncanaan
pesan-pesan bisnis secara tertulis, sedangkan penyampaian pesan-pesan bisnis
yang dilakukan secara lisan akan dibahas pada bab lainnya.
1.2
Rumusan
Penulisan
1. Jelaskan
mengenai Penentuan Proses Komposisi dalam perencanaan pesan – pesan bisnis?
2. Bagaimana
penentuan tujuan?
3. Bagaimana
Cara menganalisis audiens?
1.3
Batasan
Masalah
Sesuai dengan
materi bagian saya pada sub bab bahasan pada SAP maka, makalah ini hanya akan
membahas mengenai “Jelaskan mengenai Penentuan Proses Komposisi dalam
perencanaan pesan – pesan bisnis”
1.4
Tujuan
Penulisan
Penulisan
ini bertujuan agar lebih dapat mengetahui bagaimana penentuan proses komposisi
dalam perencanaan pesan – pesan bisnis. Dan memberikan informasi bagi para
pembacanya.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
Pemahaman
Proses Komposisi
Perencanaan
bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi
secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan
pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara
tertulis
Proses komposisi
(composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan
proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Begitu
halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.
Pesan bisnis
yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena
itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam
penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide
daripada mengesankan lawan komunikasi.
Proses komposisi
bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah
dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat
matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan
situasi komunikasi.
Penyusunan pesan-pesan bisnis
meliputi tiga tahap :
1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan ( planning phase
), dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi,
audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan
disampiakan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
pesan. Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan
menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media
yang akan digunakan.
2. Pengorganisasian
Organisasi dan komposisi erat kaitannya
dengan penyususnan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh
karena itu perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan
paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si
penerima pesan. Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan
dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang
dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah
dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih
ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.
3.
Revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam
kata-kata, kalimat, maupun paragraf
perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan
dengan benar. Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus
revisi atau perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah
direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin. Revisi, proses
perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin
disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana
tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan
paragraf telah di ekspresikan dengan benar.
2.2
Penetuan
Tujuan
Dalam
merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan
maksuda atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di
hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas
dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.
Tahap pertama
dalam merencanakan suatu pesan bisnis, yaitu memikirkan tujuan dari komunikasi.
Sebelum memutuskan untuk penyampaikan pesan kepada pihak lain, seorang
komunikator harus menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu apakah tujuan
tersebut realistis, apakah waktunya tepat, dan apakah tujuan tersebut dapat
diteima. Untuk melakukan hal tersebut, komunikator harus menentukan tujuan yang
jelas dan dapat diukur sesuai dengan tujuan organisasi tersebut.
1. Mengapa
Tujuan Harus Jelas
Tujuan yang jelas akan membantu
mengarahkan anda untuk mencapai tujuan yang dikendaki. Penentuan tujuan yang
jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan,
antara lain:
a.
Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan,
sebaikanya dilihat dulu pengaruh yang ditimbulkan dari pesan itu besar atau
kecil. Sampaikan pesan yang sekiranya membawa pengaruh yang besar kepada
audiens, lalu sampaikan juga pesan-pesan pendukungnya atau yang berpengaruh
kecil untuk audiens.Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri
sendiri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau
tidak?
b.
Keputusan untuk Menanggapi Audiens
Untuk memutuskan cara terbaik menghadapi
audiensnya, para komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa
mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan
keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa
mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan
baik. Komunikator dan audiens akan gagal mendapatkan yang mereka inginkan bila
harapan mereka tidak sesuai.
c.
Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan
membantu memusatkan isi pesan. Komunikator menyampaikan informasi yang penting
dan relevan untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Menyingkirkan
informasi yang tidak penting dan kurang relevan agar lebih efisien, sehingga
akanmencapai sasaran yang dikehendaki.
d.
Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan
Menetapkan media yang digunakan untuk
menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media
komunikasi yang akan digunakan dapat berupa tulisan atau lisan.
2.3 Tujuan Komunikasi
Bisnis
Tujuan
dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat,
dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan,
ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Tahap pertama
dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan
komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan
yang jelas sesuai tujuan organisasi.
Secara umum, ada
tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu: memberi informasi, melakukan persuasi,
dan melakukan kolaborasi dengan audiens.
a. Memberi Informasi
Tujuan dalam komunikasi bisnis adalah
memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
b. Melakukan Persuasi
Tujuan selanjutnya komunikasi bisnis
adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar dapat dipahami dengan baik dan
benar. Untuk memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak
harus memahami prinsip win-win solution yang artinya kedua belah pihak yang
bernegosiasi saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada yang dikorbankan.
c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga komunikasi bisnis, yaitu
melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain.
Dengan komunikasi bisnis seseorang dapat melakukan kerja bisnis dengan mudah
baik dengan perusahaan domestic atau perusahaan asing. Komunikasi bisnis dapat
menggunakan media telekomunikasi seperti telpon, faksimile, internet, email.
Teknologi komunikasi sangat penting dalam mempererat kerja sama dalam dunia
bisnis.
2.4
Cara
Menguji Tujuan
Penentuan tujuan yang baik harus
mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, perlu dilakukan
pengujian dengan empat pertanyaan berikut:
a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?
Tujuan yang disampaikan harus realistis
dalam artian bahwa idea tau gagasan yang akan disampaikan sesuai dengan
kemampuan yang ada.
b. Apa Tepat Waktu?
Saat
menyampaikan idea tau gagasan sebaiknya disesuaikan dengan tempatnya.
c. Apakah Orang Yang Mengirimkan
Pesan Sudah Tepat?
Pesan atau ide yang disampaikan oleh
seseorang yang mempunyai kedudukan tinggi cenderung dapat menerima apa yang
disampaikan dari pada orang yang berkedudukan rendah. Ketidaktepatan dalam
menentukan siapa yang layak menyampaikan pesan akan berpengaruh terhadap
efektifitas penyampaian suatu pesan.
d. Tepat Tujuannya?
Tujuan menyampaikan pesan sebaiknya
mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, untuk
menyampaikan pesan kepada audiens, usahakan pesan tersebut sesuai dengan
kebijakan organisasi.
2.5 ANALISIS AUDIENS
Komunikasi
yang telah memiliki tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan
audiens yang dihadapi.
1. Cara
Mengembangkan Profil Audiens
Penentuan
profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena yang menjadi
audiens adalah orang-orang yang sudah kita kenal dengan baik. Akan tetapi, akan
menjadi sulit jika audiensnya adalah orang-orang yang belum kita kenal. Dengan
demikian, komunikator perlu melakukan investigasi untuk reaksi mereka.
a. Ukuran dan Komposisi
Audiens
jumlah besar akan menunjukan perilaku yang berbeda-beda dengan jumlah audiens
yang sedikit. Bentuk dan format penulisan juga berbeda. Untuk jumlah audiens
yang sedikit, materi dapat dikemas dengan bentuk laporan sederhana untuk
dipresentasikan, sedangkan untuk jumlah audiens yang besar, materi sebaiknya
dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan format penulisan yang lebih
formal.
b. Siapa Audiens
Audiens
yang dituju lebih dari satu orang, maka komunikator perlu mengidentifikasi siapa
yang memiliki peran penting/posisi kunci, biasanya memiliki status
organisasional yang tinggi. Atau orang yang posisinya rendah karena memiliki
kelebihan dalam bidang tertentu dapat menjadi posisi kunci dalam materi yang
disampaikan.
c. Reaksi Audiens
Perlu juga
diketahuireaksi yang ditumbalkan oleh audiens. Jika audiens adalah orang-orang
yang tidak suka berdebat, sebaiknya presentasi di sajikan langsung pada bagian
kesimpulan dan saran, karena jika diajak diskusi reaksi meraka kurang positif.
d. Pemahaman Audiens
Dalam
menyampaikan pesan, latar belakang audiens perlu diperhatikan. Jika audiens
memiliki latar belakang yang berbeda dengan komunikator, sebaiknya audiens
tersebut perlu dididik. Usahakan adar anda tidak terlalu menggurui, jika anda
terkesan menggurui cenderung audiens merasa bosan dan jenuh pada pesan yang
anda sampaikan.
e. Hubungan Audiens
Komunikator
yang belum dikenal oleh audiens sebaiknya harus dapat meyakinkan audiens
sebelum penyampaian pesan dilakukan. Komunikator yang berpenampilan meyakinkan,
dapat membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak, sehingga
pesan dapat tersampaikan. Struktur pesan dan nada pesan saat menyampaikan pesan
dapat menunjukan tingkat hubungan komunikator dengan audiens.
2.6
Pembatasan
Cakupan
Penyampaiaan
pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu lebih lama sehingga
tidak efisien. Ide-ide pokok dari pesan selebihnya di sesuiakan dengan waktu
yang ada, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan. Ide-ide
pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
Penyajian rutin
kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang
singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator,
sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu
yang lebih lam, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang
spektial, atau orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya.
2.7
Seleksi
Saluran Dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai
dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melaluli dua saluran, yaitu
saluran lisan dan tertulis.
1. Komunikasi Lisan
Kelebihan
komunikasi lisan, yaitu:
•
kemampuan memberikan umpan bailk dengan segera.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat
mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens
terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara,
diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan
informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi
saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah
film, video, rekaman, LCD, dan slide.
•
Sifatnya yang ekonomis.
Pendekatan lisan juga bermanfaat untuk
informasi controversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa
isyarat mereka. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan dua orang atau
lebih. Semaikn sedikt jumlah audiens makan semakin baik interaksi di antara
mereka, tetapi tidak jika jumlah audiens semakin banyak maka interkasi yang
terjadi tidak begitu berjalan dengan baik.
2. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki
berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal atau laporan. Kelebihan
komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk
merencanakan dan mengendalikanpesan-pesan mereka.
Dalam memilih saluran komunikasi perlu
dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat
kerahasiaannya, emosionalnya dan biaya pengiriman. Dan kapan seseorang memilih
komunikasi lisan atau tetulis.
Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu
lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi
pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran
mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal
langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang
mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
BAB
III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Proses
penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri dari tiga hal, yaitu perencanaan,
komposisi dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaiaan
pesan-pesan bisnis harus ditentuka terlebih dahulu baik secara umum maupun
secara khusus. Di samping itu, dalam tahap perencanaan, analisis audiens yang
mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan kebutuhan informasi audiens,
dan pemahaman kebutuhan motivasional audiens juga perlu dilakukan.
Penyampaiaan
pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu lebih lama sehingga
tidak efisien. Ide-ide pokok dari pesan selebihnya di sesuiakan dengan waktu
yang ada, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan.Langkah lain
dari proses perencanaan pesan-pesan bisnis adalah menentukan ide pokonya. Ide
pokok merupakan rangkuman dari pesan-pesan yang disampaikan. Dengan
mengidentifikasi ide pokok, akan diperoleh arahan atau petunjuk tentang apa
yang harus dilakukan. Untuk menemukan ide pokok ada beberapa teknik yang dapat
digunakan, di antaranya story teller’s, random list, CFR worksheet,
journalistic approach, dan question and answer chain.
Dalam
merencanakan pesan-pesan bisnis, perlu juga dilakukan pemilihan saluran
komunikasi yang akan digunakan, komunikasi lisan, maupun komunikasi tertulis.
Dalam memilih media komunikasi, apakah menggunakan surat. Surat elektronik,
telepon, telepon genggam, telekonferensi, konferensi video, audiotape,
videotape, faksimle, VOIP (Voice, Over, Internet and Protocol), laporan, memo
atau media lain oerlu diperhatikan formalitas, kerahasiaan, umpan
balik/feedback, kompleksitas, waktu dan biaya.
DAFTAR PUSTAKA
http://dwikompang.blogspot.co.id/2012/04/proses-menulis-pesan-dalam-bisnis.html
http://msvebrya.blogspot.co.id/2012/01/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar